Kế hoạch tổ chức hội thảo không phải là việc làm đơn giản, từ bước bắt đầu cho đến khi kết thúc là quả một quá trình dài mà nếu đơn vị tổ chức không chuyên nghiệp dễ dẫn tới hậu quả khôn lường. Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo người viết viết ra để hướng dẫn các bạn chi tiết những việc cần phải làm để có một hội thảo thành công. Lên kế hoạch cụ thể và chi tiết cho buổi hội thảo: Đầu tiên, bạn phải xây dựng một ban tổ chức, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người. Họ sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo từng khâu tổ chức diễn ra suôn sẻ. Thứ hai, lên bảng kế hoạch chi tiết, rõ ràng để phân công công việc cho mọi người. Lên nội dung chủ đề cho buổi hội thảo: Khi tổ chức một buổi hội thảo nào đó, bạn phải xây dựng chủ đề hay và hấp dẫn. Như vậy mới có thể thu hút sự quan tâm của nhiều người. Do đó, số lượng người tới tham gia sự kiện của bạn cũng tăng đáng kể. Nội dung chủ đề chính là xương sống, quyết định thành công của buổi hội thảo. Bạn có thể mời các diễn giả có tiếng để làm điểm nhấn thu hút người đăng ký tham gia Làm việc với diễn giả và khách mời: Diễn giả, các vị khách mời chính là linh hồn , người truyền lửa của sự kiện, buổi hội thảo đó. Diễn giả chính là người chịu trách nhiệm chia sẻ, truyền đạt nội dung cho mọi người tới tham dự sự kiện. Tuy nhiên, để tránh những trường hợp không may có thể xảy ra. Ví dụ như diễn giả nói quá dài, kéo dài thời gian diễn ra chương trình. Phải khéo léo nhắc nhở, nói chuyện với họ để buổi hội thảo, sự kiện diễn ra như trong kế hoạch. Lựa chọn địa điểm thuê phòng hội thảo hợp lý: Tùy vào mục đích của từng sự kiện, mà bạn nên tìm kiếm địa điểm thuê phòng hội thảo phù hợp. Chẳng hạn, với những sự kiện lớn, kinh phí nhiều bạn nên thuê phòng ở trong các trung tâm thương mại, trung tâm hội nghị hay khách sạn. Với những sự kiện có quy mô nhỏ hơn, mức kinh phí vừa phải bạn có thể tìm những đơn vị cho thuê phòng hội thảo có quy mô nhỏ và vừa. Họ sẽ cung cấp cho bạn những sự lựa chọn phù hợp với chương trình của bạn. Tốt nhất bạn nên lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm lâu năm cho thuê phòng tổ chức hội thảo để được tư vấn cũng như hỗ trợ một cách chuyên nghiệp nhất từ lúc bạn lên kế hoạch đến khi hội thảo diễn ra hoàn tất. Tập trung vào làm truyền thông, marketing: Đây là một trong những bước vô cùng quan trọng để tổ chức một buổi hội thảo thành công. Công tác truyền thông giúp tuyên truyền sự kiện của bạn tới nhiều người hơn. Bạn có thể truyền thông qua: email, báo chí, tạp chí, diễn đàn, trang mạng xã hội, gọi điện,… Tuy nhiên, bạn phải xác định rõ đối tượng khách tham dự để có thể tuyên truyền tới đúng đối tượng. Đồng thời, bạn cũng phải cân nhắc thời gian, để công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Lựa chọn đúng đơn vị tổ chức chương trình sự kiện hội nghị – hội thảo là một trong những yếu tố thành công đầu tiên của chương trình. Đến với New Media bạn sẽ được cam kết những buổi Hội Nghị – Hội thảo được tổ chức chuyên nghiệp, hiệu quả với mức chi phí hợp lý. Liên hệ ngay 0915.33.44.98 để được tư vấn. Mời bạn tham khảo: >> Những mẫu kế hoạch khai trương đầy đủ nhất. >> Tìm hiểu roadshow là gì
